Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaat

TIETOSUOJASELOSTE

 

Pvm:           22.5.2018

 

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

 

Rekisterinpitäjä

 

Nimi: Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistykset (Helsingin, Espoon ja Vantaan 4H-yhdistykset)

 

Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki

 

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

 

Nimi: Christine Heinonen

 

Osoite: Kaartintorpantie 6, 00330 Helsinki

 

Sähköposti: pks@4h.fi

 

Puhelin: 050 543 9147

 

 

Rekisterin nimi

 

Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaat

 

 

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten asiakkaiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi ja asiakkaiden laskuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden asiakkaiden henkilötietoja, jotka ovat ostaneet palveluita tai järjestötuotteita Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistyksiltä viimeisten kuuden vuoden aikana. Asiakassuhteet muodostuvat nuorisotyön palveluiden, järjestötuotteiden sekä työpalveluiden ostojen perusteella. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä asiakkaiden laskuttamiseksi.

 

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

Asiakkaan nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Rekisteri sisältää myös niiden asiakkaiden pankkiyhteystiedot, jotka ovat saaneet maksunpalautuksia sekä asiakkaiden mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon asiakassuhteessa.

 

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

  • Nuorisotoiminnan palveluita ostaneet (leirit, kerhot, kurssit)
  • Järjestötuotteita ostaneet (palstat ja varainkeruutuotteet)
  • Työpalveluita ostaneet (Dogsitter-toiminta ja ikis – eli ikäihmistenpalvelutoiminta ja muu työpalvelutoiminta)
  • Muita tuotteita tai palveluita ostaneet
  •  

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Asiakkuuden perusteena olevat sopimukset säilytetään ikuisesti (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Asiakkaiden laskutustietoja säilytetään enintään kuuden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite).

 

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Taloushallintojärjestelmästä (Lemonsoft) ja yhdistysten verkkosivujen tilauslomakkeista (Yhdistysavain). Paperiset sopimukset säilytetään mapeissa lukituissa kaapeissa.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

 

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

 

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.